Guide de la promotion et de l’animation d’un événement avec les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont devenus un média incontournable dans toute initiative promotionnelle événementielle. Les plateformes et outils sociaux de distribution et d’engagement sont indispensables pour bien promouvoir « avant », animer « pendant », et partager « après » le contenu de vos événements et conférences. Nous vous offrons un guide des meilleures pratiques d’utilisation des réseaux sociaux pour médiatiser vos événements.

AVANT L’ÉVÉNEMENT

Préparer les outils et les plateformes médias sociaux

1. Créer un compte Twitter. Twitter est la plateforme qui vous permettra de tirer les plus gros avantages des réseaux sociaux pour promouvoir et médiatiser un événement. C’est l’outil le plus utilisé par les participants et les organisateurs pour communiquer et partager ses impressions et commentaires sur les sessions de l’événement.
2. Assurez-vous que votre compte Twitter ait été personnalisé avec votre marque afin que les visiteurs puissent reconnaître votre organisation.
3. Créer un compte Storify (gratuit pour les options de base). Storify est outil qui permet de suivre les conversations sur les réseaux sociaux Twitter, Facebook, YouTube, Flickr, et Instagram et de faire une sélection de celles-ci afin de les publier sur une page Storify spécifique à votre événement. Cela vous permet de faire une synthèse des moments forts de l’événement au travers du contenu que les participants et vous-même aurez produit et que vous aurez sélectionné. Storify permet même d’inclure cette page de synthèse sur votre site Web ou celui de l’événement avec un Widget, ce qui est un atout car vous pourrez alors faire la promotion de votre site Web, pas de Storify.
4. Créer un compte Slideshare (gratuit pour les options de base). Slideshare est une plateforme qui permet de publier et de partager les présentations au format PowerPoint, Keynote et PDF. Les documents sont publiés et disponible dans une interface de lecture qui permet de passer d’une page à l’autre. Cette interface de lecture peut ensuite être insérée dans votre site Web ou au sein d’un article de blogue.
5. Télécharger un outil de veille de la conversation sur Twitter comme Hootsuite (gratuit pour les options de base) pour suivre les messages qui utilisent le hashtag défini pour l’événement (voir #8 ci-dessous). Hootsuite est un outil qui permet de centraliser et de publier des messages sur un ou plusieurs réseaux sociaux et aussi de suivre les conversations sur Twitter et de participer aux conversations.
6. Créer un compte sur une plateforme vidéo sociale comme YouTube ou Vimeo. Ces plateformes permettent de stocker vos vidéos et ensuite de les jouer au sein d’un lecteur vidéo qui peut être inséré dans votre site Web ou au sein d’un article de blogue.
7. Créer un compte sur une plateforme photo sociale comme Flickr ou Instagram. Ces plateformes permettent de stocker vos photos et de les rendre trouvables à un plus grand nombre grâce aux moteurs de recherche qui les indexe. Cela contribue à votre référencement SEO si vous mettez un lien vers votre site Web dans la description des photos.

Nommer l’événement sur Twitter

8. Définir un hashtag Twitter pour l’événement. Le hashtag sert à centraliser les messages autour d’un terme bien précis sur Twitter. Pour en découvrir plus sur les hashtags sur le site support de Twitter.
9. Essayer de créer un hashtag dont le nom est unique. Comme la création et l’utilisation d’un hashtag Twitter sont publiques et libres, avoir hashtag unique minimisera le risque que celui-ci soit utilisé à d’autres fins que celui de votre événement. Il suffit de faire une recherche sur ce hashtag dans Twitter pour voir s’il est déjà utilisé par d’autres.

Faire la promotion de l’événement

10. Communiquer le hashtag de l’événement sur tous les documents marketing de l’événement (brochures, banderoles, emails/courriels de confirmation, tickets, badges, etc.).
11. Faire la promotion sur tous vos réseaux sociaux de l’événement dans les deux semaines avant en mettant le focus sur les intervenants (faire des liens vers leurs bios si elles sont sur le site Web de l’événement) et sur le programme de l’événement.
12. Inviter à s’inscrire à la newsletter/infolettre de l’événement pour rester informé des informations pratiques et autres nouvelles.

PENDANT L’ÉVÉNEMENT

Animer les sessions sur Twitter

1. Présenter chaque session quelques minutes avant son démarrage en utilisant le hashtag de l’événement.
2. Communiquer les phrases clés sur Twitter pendant la session.
3. Suivre la conversation sur le hashtag Twitter (en utilisant un outil comme Hootsuite) pendant la session et participer aux débats sur Twitter en répondant aux messages ou en les repartageant.
4. Faire passer les messages pratiques pour aider à l’organisation de l’événement. Par exemple : rappeler les lieux de rassemblement, où trouver les points d’information, qui contacter en cas de besoin, etc.

Produire autant de contenu que possible

5. Prendre des photos tout au long de la journée des conférenciers, des lieux, des participants, et si possible en publier sur les réseaux sociaux pendant la journée (sur Twitter et sur Facebook).
6. Faire des vidéos des sessions (en totalité ou partiellement).
7. Faire des vidéos d’entretiens avec les conférenciers et les participants.

Continuer à promouvoir l’événement sur les autres réseaux sociaux

8. Promouvoir la page Twitter du hashtag de l’événement sur les autres réseaux sociaux pour permettre au plus grand nombre de partager la conversation sur Twitter. Les gens n’ont pas besoin d’avoir un compte Twitter pour voir le fil de conversation autour d’un hashtag sur Twitter, et c’est une bonne manière de promouvoir votre utilisation de Twitter pour l’événement.

Suivre le niveau d’engagement sur Twitter

9. Suivre la portée des discussions sur Twitter dans la « Tweetosphère » (en utilisant un outil gratuit comme TweetReach.com) pour par exemple savoir combien de personnes ont lu les messages liés au hashtag de l’événement.
10. Envoyer un message sur Twitter quand un palier de buzz a été atteint. Par exemple: 5.000 comptes Twitter ont été atteints ou le hashtag a eu 10.000 impressions/affichages.

Bilan de fin de journée

11. Remercier les participants à la fin de la journée sur tous les réseaux sociaux et leur rappeler l’heure et le lieu du prochain événement (s’il y a lieu).
12. En fin de journée utiliser Storify pour faire une sélection des contenus pertinents agrégés dans votre compte. Sélectionner les messages qui illustrent les moments forts de la journée et les publier sur votre profil Storify.
13. Promouvoir le récap de la journée sur Storify (ou sur la page de votre site Web avec le Widget Storify) sur les réseaux sociaux et dans une infolettre envoyée aux participants de l’événement en fin de journée.

APRÈS L’ÉVÉNEMENT

Publier une sélection des contenus médias produits sur les sites de partage sociaux

1. Mettre une sélection des photos sur les réseaux sociaux (Facebook au moins, mais aussi sur Flickr, Instagram, et Pinterest).
2. Mettre les présentations sur votre profil Slideshare.
3. Mettre les vidéos montées sur votre profil  YouTube ou Vimeo.

Écrire et publier des synthèses de l’événement

4. Créer et publier des articles de synthèse de l’événement sur votre blogue et y inclure les présentations Slideshare associées, ou des vidéos des sessions.

Partager et promouvoir

5. Partager les articles de synthèse du blogue sur les réseaux sociaux au fur et à mesure qu’ils sont disponibles.
6. Envoyer une infolettre à tous les participants de l’événement en faisant la promotion des articles de synthèses et des contenus sur les plateformes Vimeo et Slideshare.

Faire le bilan statistique de l’événement

7. Faire le bilan statistique de la performance de vos efforts promotionnels pour mesurer :

• Combien de visiteurs sont venus sur le site de l’événement avant, durant et après l’événement.
• Combien de conversations ont eu lieux sur Twitter avec le hashtag de l’événement, et quelles ont été leur portée.
• Combien de nouveaux fans sur Twitter et sur les autres plateformes sociales (Facebook, Slideshare, etc.).
• Combien de nouveaux inscrits à vos newsletters/infolettres.